Oproep voor de ALV van VRA 2020

ALGEMENE LEDENVERGADERING VRA 2020

  • Wanneer: Vrijdag 27 november 2020 om 20:00 uur
  • Waar: Online. Zie de toelichting)

See this link for English version: Convocation for the General Member Meeting of VRA

INHOUDSOPGAVE

1. Uitnodiging

Het Bestuur van de Amsterdamse Sportvereniging VRA nodigt u hierbij van harte uit om de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 2020 bij te wonen.

2. Laatste nieuws

Update van 3 november: de overheid heeft vanavond opnieuw strengere maatregelen uitgevaardigd. Deze gelden voor de komende 14 dagen. Het Bestuur heeft gemeend om toch de hoop en verwachting te koesteren dat een ALV in het clubhuis mogelijk zal zijn. Derhalve hebben we alle onderstaande teksten ongewijzigd gelaten. Mocht een fysieke vergadering toch niet mogelijk blijken, dan zullen we overschakelen op de online versie van de ALV, zoals beschreven in de paragraaf over Online vergaderen.

3. Introductie

UPDATE: Door de wijziging naar een online ALV is onderstaande introductie ingehaald.
De ALV is dit jaar door de coronamaatregelen twee keer eerder uitgeschreven en vervolgens weer uitgesteld. Op het moment van voorbereiden van deze ALV is het vanuit de overheid toegestaan om bijeenkomsten te organiseren met maximaal 30 personen. Aangezien het Bestuur uit 5 leden gaat bestaan, plus de kascommissie van 2 leden, is er plaats voor nog maximaal 23 leden. Omdat we verwachten dat de leden in groten getale belangstelling hebben voor alle bijzondere ontwikkelingen en de cijfers, zet het Bestuur in op het organiseren van één Algemene Ledenvergadering (ALV) in twee gelijkwaardige delen in ons vernieuwde clubhuis. Op die manier kan het Bestuur zo veel mogelijk leden in staat stellen om kennis te nemen van de resultaten over 2019 en de plannen voor 2020 en 2021. Daarmee wordt tevens een zo groot mogelijk quorum bereikt waar het de te nemen besluiten aangaat.

4. Eén Algemene Ledenvergadering in twee gelijkwaardige delen; wat betekent dat?

UPDATE: Deze paragraaf is niet meer van toepassing omdat de ALV nu online op 27 november zal worden gehouden.

Het Bestuur ziet zich door de coronamaatregelen genoodzaakt om de ALV in twee delen te splitsen. Allereerst wil het Bestuur heel graag de leden laten kennismaken met het nieuwe clubhuis en de indoor crickethal. Daarnaast wil het Bestuur zo veel mogelijk leden in staat stellen om kennis te nemen van alle ontwikkelingen van de club en ook de gelegenheid te geven om vragen van de leden te beantwoorden.~~

Met de huidige coronabeperkingen heeft het Bestuur besloten om de vergadering in twee kort-opeenvolgende sessies te houden. Aan de hand van een agenda met herhaalde agendapunten zal het Bestuur in beide bijeenkomsten toelichting en uitleg kunnen geven. Op deze manier kunnen zo veel als mogelijk leden kennis nemen en hun mening vormen aangaande de te nemen besluiten.
Er is dus sprake van één ALV, die met een aangepaste agenda geschikt is gemaakt om in twee aparte sessies , twee groepen van 23 leden te kunnen accommoderen.

4.1 Besluiten

Er zijn vier besluiten die voorgelegd zullen worden:

  • (1) Goedkeuring financieel jaarverslag 2019 en decharge van de penningmeester over 2019
  • (2) Het benoemen van een nieuw Kascommissielid
  • (3) Het benoemen van de nieuwe bestuursleden
  • (4) Het goedkeuren van de begrotingen 2020

4.2 Stemming

UPDATE: Onderstaande paragraaf is niet meer van toepassing door het online houden van de ALV.

Het Bestuur zal zorgdragen dat relevante argumenten en discussiepunten van de bijeenkomst van 20 november, ten gehore gebracht zullen worden tijdens de bijeenkomst van 27 november. Alleen indien er tijdens de bijeenkomst van 27 november zware, nieuwe argumenten ter tafel worden gebracht die niet besproken zijn tijdens de bijeenkomst van 20 november, aangaande een onderwerp dat ter besluitvorming voor ligt, kan besloten worden om de uiteindelijke stemming uit te stellen tot na 27 november.

Dan zal er eerst aan de deelnemende leden van 20 november tekst en uitleg worden verzorgd, alvorens naderhand een schriftelijke stemming zal plaatsvinden. Op deze wijze wordt voorkomen dat leden tijdens één van beide bijeenkomsten onvoldoende informatie hebben waarop zij hun stem hebben kunnen uitbrengen. Deze stemming maakt echter wel deel uit van de ALV, waarmee voorkomen wordt dat er een nieuwe ALV moet worden uitgeschreven voor alleen deze stemming.

4.3 Het proces van stemming

UPDATE: Aangezien de ALV online wordt gehouden, wijzigt de stemmingsprocedure ook enigszins. In plaats van een schriftelijke stemming achteraf, stelt het Bestuur voor om de stemming online te laten verlopen. Door gebruik te maken van een speciaal daarvoor ontwikkeld platform, zal het mogelijk zijn om online de leden te raadplegen. De voorzitter zal dit aan het begin van de vergadering uitleggen.

4.4 Opening en sluiting

Daar het één ALV betreft met twee bijeenkomsten, zal op 20 november de ALV worden geopend en aan het eind geschorst. Vervolgens wordt de vergadering op 27 november heropend en aan het eind gesloten.

4.5 Machtigen tot stemming

Leden kunnen andere leden machtigen om namens henzelf te stemmen. Machtigingen zijn alleen geldig indien alle contributieverplichtingen zijn vervuld en er geen sprake is van een schorsing.

4.5.1 Hoe werkt het machtigen?

Download het machtigingsformulier, druk het af, vul naam van het machtigende lid in en de naam van het gemachtigde lid, vermeld plaats en datum en voorzie het van uw handtekening.
De gemachtigde dient het machtigingsformuier vóór aanvang van de vergadering aan de secretaris te overhandigen. Het makkelijkste is om de getekende versie te scannen en naar secretaris@vra.nl te sturen.

5. Online vergaderen

Mocht de overheid tussentijds beslissen om de coronamaatregelen verder aan te scherpen, dan rest het Bestuur geen andere keus dan de Algemene Ledenvergadering online te organiseren. Dit is mogelijk gemaakt door de COVID-19 wetswijziging.

Als de overheid tot zwaardere maatregelen besluit, waardoor vergaderen met nog minder personen wordt verordonneerd, zal deel 1 van de ALV op 20 november komen te vervallen en zal de online vergadering op 27 november 2020 om 20:00 uur plaatsvinden. De aankondiging dat de ALV op 27 november online zal worden gehouden, zal zo spoedig mogelijk volgen na de betreffende bekendmaking door de overheid.

Als u zich aangemeld heeft voor de ALV, bent u automatisch aangemeld voor de online ALV.

Uitnodigingen voor deelname aan de online vergadering zullen verstuurd worden aan het e-mailadres waarmee u zich aangemeld heeft voor één van de ALV-data.

LET OP: Voor de verificatie van uw identiteit is uw mobiele nummer ook noodzakelijk.

6. Registratie voor de ALV is verplicht

Vanwege de al geldende coronamaatregelen is aanmelding verplicht.

Aanmelden kan uitsluitend voor één van de sessies van de ALV door het invullen en indienen van het aanmeldingsformulier op de website van VRA.

Aanmelden voor één van beide sessies van de ALV 2020 is mogelijk tot 19 november 2020 om 23:00 uur!

NB: Aanmelden is alleen mogelijk voor leden zonder contributie-achterstanden.

In het geval van een online vergadering ontvangt u op het geregistreerde e-mailadres een uitnodiging voor de online vergadering die op 27 november 2020 om 20:00 uur gehouden zal worden, met instructies voor deelname. Zie ook de uitleg in de volgende paragraaf.

Registreer hier voor de Algemene Ledenvergadering 2020 van VRA

7. Jaarstukken en vragen

De jaarstukken en notulen zijn zoals gebruikelijk ter plekke inzichtelijk vanaf 19:30 uur, en kunnen desgewenst op aanvraag van tevoren naar individuele leden gezonden worden.

Indien u op voorhand vragen heeft voor het Bestuur, dan kunt u deze uiterlijk tot 17 november 2020 23:00 uur schriftelijk indienen bij de Secretaris door een e-mail met uw vragen te sturen aan secretaris@vra.nl .

8. Bezwaren

Het Bestuur is zich er van bewust dat dit een onorthodoxe manier is om een ALV te houden. Het zijn dan ook onorthodoxe tijden. Mocht u zwaarwegende bezwaren hebben tegen de voorgestelde wijze van vergaderen, dan kunt u dat laten weten door uw bezwaren te verwoorden in een e-mail en die aan de Secretaris van VRA te sturen. Doe dit vóór 17 november 2020 23:00 uur.


9. Agenda Algemene Ledenvergadering VRA

Datum: 27 november 2020 20:00 uur

Locatie: Online



1.1  Opening
1.2  Mededelingen en ingekomen stukken
1.3  Notulen vorige ALV
1.4  Jaarverslag 2019 van de secretaris
1.5  Financieel jaarverslag 2019
1.6  Verslag kascommissie
1.7  Decharge Penningmeester over 2019
       Goedkeuring zal via online stemming plaatsvinden.
1.8  Wijzigingen samenstelling Kascommissie
      1.8a  Sander Kempen treedt af
      1.8b  Andrew Pulver treedt aan
       Goedkeuring zal via online stemming plaatsvinden.

PAUZE

1.9  Bestuurswisseling
     Het Bestuur stelt de volgende bestuurswisselingen voor:
      1.9a  Nigel Drenthe treedt af als Secretaris
      1.9b  Harold Horsman treedt aan als Secretaris
      1.9c  Theo Lindemann treedt aan als Bestuurslid
      1.9d  Thomas Spits treedt aan als Bestuurslid
       Goedkeuring zal via online stemming plaatsvinden.
1.19  Vrijwilligerscommissie
1.11  Ontwikkelingen aankoop clubhuis, nieuwbouw en verbouwing
1.12  Winterseizoen
1.13  Jeugdzaken
1.14  Begroting 2020 en 2021
        Goedkeuring zal via schriftelijke stemming plaatsvinden.
        De uitslag wordt bekendgemaakt in deel 2 van de ALV, op 27 november a.s.

1.15  Rondvraag
1.16  Schorsing

~~

Wij hopen van harte u op 27 november aanstaande te mogen verwelkomen.

Met vriendelijke groet,

Het Bestuur van VRA


Deze informatie is ook te lezen op de VRA Website, inclusief eventuele aanvullingen of wijzigingen
Link: http://www.vra.nl/oproep-voor-de-alv-2020
Translation: Convocation for the General Member Meeting of VRA

Onze sponsors

  • Gulpener
  • Voorneman Geenen Notarissen
  • ABN AMRO
  • 1 & 12 Ventures