VRA The Next Level - voortaan online aanmelden en opzeggen
De nieuwe leden hebben het al gemerkt, maar nu is het dan officieel: we zijn eindelijk afgestapt van het papieren aanmeldingsformulier! Van alle veranderingen die de afgelopen jaren bij VRA zijn doorgevoerd, is dit wel een bijzondere mijlpaal.
Jarenlang werden aanmeldingen voor het lidmaatschap van VRA gedaan via het papieren formulier. Daarna kwam het op allerlei plekken de club binnen en was het een wonder dat sommige aanmeldingen in de ledenlijst terecht kwamen. Ons arme erelid Sieb Mulder, die al sinds mensenheugenis de master van de ledenlijst is, moest zich door onleesbare handschriften, ontbrekende gegevens, kopietjes en soms water-doorlopen papieren formulieren worstelen om er nog iets van te maken.
De vragen op het formulier waren ook niet meer zo van deze tijd. Een moderne club als VRA wil niet alleen graag vertellen wat we van nieuwe leden verwachten maar ook willen we in staat zijn om mensen op basis van hun capaciteiten als vrijwilliger inzetten voor de club.
Voor jeugdleden ontbrak er essentiële informatie die nodig is om te communiceren met ouders en verzorgers. Daardoor ontstonden er regelmatig situaties waar de communicatie met ouders traag of zelfs helemaal niet tot stand kwam. Om nog maar te zwijgen over de uitdagingen die er voor de club qua communicatie ontstaan met gescheiden ouders. Het online formulier stelt ons nu in staat om de club in staat te stellen om alle betrokkenen op de hoogte te houden.
En tenslotte voldeed het papieren formulier ook nog eens niet aan de wettelijke eisen die de AVG aan een aanmeldformulier stelt. Zo is het bij een papieren formulie compleet oncontroleerbaar waar de informatie terecht komt. Kortom, het was hoogtijd voor een verbeterslag.
- Het is een online formulier Geen papier meer, altijd beschikbaar, eenvoudig aan te passen, automatisch te verwerken. Er wordt bij een nieuw ingevuld formulier automatische een mailtje gestuurd naar de ledenadministratie, de secretaris en de penningmeester, zodat er geen gaten meer kunnen vallen in de registratie van aan en afmeldingen. De gegevens van het formulier kunnen nu met 1 simpele actie in de ledenlijst gezet worden, zodat de betrouwbaarheid van de lijst enorm vergroot wordt. En de formulieren zijn compleet tweetalig, dus Engels en Nederlands worden ondersteund.
- Uitleg over de club Er is voldoende ruimte om up-to-date te verwijzen naar onze tradities en clubregels.
- Uitgebreidere vragen Het formulier bestaat uit maximaal 8 secties met daarin vragen over het soort lidmaatschap, contactgegevens van het lid en ouders, cricketvaardigheden, coachingcapaciteiten, vorige lidmaatschappen, interesses voor vrijwilligerswerk, financiële gegevens en toestemmingen voor gebruik van de data.
- Invoercontrole Bij het invullen van informatievelden wordt gecontroleerd of de gegevens valide zijn. Dat leidt tot minder fouten en ontbrekende gegevens, die een gegarandeerd startpunt voor chaos vormen.
- Toestemming voor gebruik van data Het online aanmeld- en afmeldformulier voldoen aan de AVG door het vragen en vastleggen van de keuze met betrekking tot het opslaan van data.
- Financiële toestemming Hierdoor kunnen we direct een factuur sturen voor de contributie. De Penningmeester is hier heel blij mee.
- Competenties Wat kan een nieuw lid bijdragen aan de club als vrijwilliger? Door te vragen naar kennis, interesse en ervaring op allerlei gebieden die voor de club van belang zijn, kunnen we gericht vrijwilligers identificeren en benaderen.
Het afmeldformulier is nieuw en vormt de ontbrekende schakel in de cyclus van het lidmaatschap van VRA. Er zijn nu eenmaal leden die door verhuizing, ziekte , overlijden, verschuiving van interesses of andere redenen zich af willen melden als lid. Ook deze informatie willen we op een gecontroleerde manier kunnen verzamelen en verwerken, dus is het afmeldformulier geboren.
Het aanmeldingsformulier
Het afmeldformulier
Opmerkingen over de online formulieren zijn altijd welkom op ledenadministratie@vra.nl
